档案是企业历史、文化、经营情况和管理成果的记录,是企业发展过程中收集、整理、保存的珍贵资料,具有重要的历史价值和现实意义。为了防止档案受到损坏和破坏,保管档案的地方尤为重要。
保管档案的地方,应具有安全、方便、经济的特点。首先,保管档案的地方必须安全。档案安全是保管档案的基本要求,一旦档案受到损坏或者丢失,将会造成不可估量的损失。所以,保管档案的地方应具有安全防范措施,如防盗门、监控摄像头等。其次,保管档案的地方也要便利。档案的存储空间要充足,面积要足够;保管档案的地方的温度、湿度也应适宜,以防止档案受潮变形。此外,还要有足够的档案架,方便来回翻阅档案。最后,保管档案的地方也要经济,尤其是大型企业,有可能在一个地方保存大量档案,为了节省空间,可以采用堆垛式档案架,把档案堆放在一起,这样可以大大节省空间。
保管档案的地方有很多,可以是企业内部的档案室,也可以是外部档案服务机构或银行档案室。企业内部的档案室有利于保管档案,可以更好地满足管理需求,但相比而言,外部档案服务机构更专业,其设备设施更完善,安全防范措施更严格,更能保证档案的安全。
保管档案是企业发展的重要基础,选择合适的保管档案的地方,对于企业的发展具有重要的意义。因此,企业要认真考虑,综合考虑安全、方便、经济等方面的因素,选择最合适的档案保管地点,保证档案的安全、畅通。
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